Administrative Assistant (m/w/d)

Administrative Assistant (m/w/d)

Wir verstärken unser Team am Standort Koblenz. 

Diese Position ist Teil des ADAS & HPC-Geschäfts von ZF, das in eine spannende neue Phase des Wachstums und der Transformation im Bereich fortschrittlicher Automobiltechnologie eintritt. Die Geschäftseinheit soll veräußert werden und bietet damit eine einzigartige Gelegenheit, die Zukunft von Fahrerassistenzsystemen der nächsten Generation und Hochleistungsrechnertechnologien mitzugestalten.

Über das Team und die Rolle:
Als Team Assistant am Standort Koblenz übernehmen Sie eine zentrale Rolle bei der administrativen und organisatorischen Unterstützung der Standortteams und Führungskräfte. Sie tragen maßgeblich zu reibungslosen täglichen Abläufen bei, indem Sie Aktivitäten koordinieren, die interne Kommunikation unterstützen und standortbezogene administrative sowie Empfangsprozesse verantworten. In enger Zusammenarbeit mit anderen Assistenzkräften schaffen Sie ein professionelles, gut organisiertes und einladendes Umfeld für Mitarbeitende, Besucher und externe Partner. 

Was Sie als Administrative Assistant (m/w/d) erwarten können:

• Umfassende administrative und organisatorische Unterstützung der Standortteams und Führungskräfte, einschließlich Terminkoordination und Kalenderpflege
• Erstellung, Pflege und Organisation standortbezogener Dokumentationen, Präsentationen und interner Unterlagen  
• Unterstützung der internen Kommunikation und teamübergreifenden Koordination am Standort Koblenz  
• Organisation von Standortbesprechungen, Workshops, Schulungen und Teamevents inkl. Raumreservierung, Catering und Besucherkoordination  
• Gemeinsame Betreuung des Standortempfangs mit anderen Assistenzen: Begrüßung von Besuchern, Bearbeitung eingehender Anrufe, Koordination von Zutrittsberechtigungen sowie Sicherstellung eines professionellen Front-Desk-Auftritts  
• Zentrale Ansprechperson für interne Kolleginnen und Kollegen sowie externe Partner und Dienstleister  
• Unterstützung von Onboarding- und Offboarding-Aktivitäten für Standortmitarbeitende, inklusive Zugriffsanfragen und Abstimmung mit internen Funktionen  
• Unterstützung bei allgemeinen administrativen Themen wie Büromaterial, Standortservices und gebäudebezogenen Anliegen 

Was wir von Ihnen als Administrative Assistant (m/w/d) erwarten:

• Erste Berufserfahrung in einer administrativen Tätigkeit, im Office Support oder als Teamassistenz  
• Fundierte Kenntnisse im Umgang mit MS Office, SAP-Kenntnisse von Vorteil
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse
• Erfahrung im Empfangs- oder Front-Desk-Bereich ist von Vorteil  
• Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten sowie die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu priorisieren  
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten sowie eine serviceorientierte und teamorientierte Arbeitsweise  
• Hohes Maß an Diskretion und Professionalität im Umgang mit vertraulichen und sensiblen Informationen 
• Proaktive, zuverlässige und detailorientierte Arbeitsweise sowie die Fähigkeit, sich in einer dynamischen Standortumgebung sicher zu bewegen

Warum sollten Sie sich für ZF in Koblenz entscheiden?

• Tarifvertrag
• 30 Tage Urlaub
• Bike Leasing
• Hybrides Arbeiten (nach Rücksprache mit dem Vorgesetzten)
• Corporate Benefits und ZF@Learning
• Ggf. weitere standortspezifische Benefits

The compatibility of work and family life is firmly anchored at ZF. For more information, please visit www.zf.com/berufundprivatleben.